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Datenschutz­informationen für Bewerberinnen und Bewerber

Unserem Unternehmen sind Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung unserer Karriere-Website sehr wichtig. Wir legen Wert darauf, zu unseren Bewerbern und damit potentiellen Mitarbeitern eine Beziehung aufzubauen, die von Vertrauen und gegenseitigem Nutzen geprägt ist. Aus diesem Grunde ist es uns ein Anliegen, Sie darüber zu informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei Ihrem Besuch auf unserer Karriere- Webseite erfassen und für welche Zwecke diese genutzt werden. Rechtsgrundlage ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG neu“).

§1 Geltungsbereich dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation bezieht sich ausschließlich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Covivio Immobilen GmbH sowie die Eigentümergesellschaft der Covivio-Gruppe von Bewerbern während der Nutzung der Karriere-Webseite sowie der Durchführung des gesamten Bewerbungsprozesses.

§2 Definitionen

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. dem Betroffenen, beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

§3 Zwecke, Rechtsgrundlagen und ggf. Datenkategorien bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Nutzungsarten hinausgeht, findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre Einwilligung findet, ausgenommen der im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargestellten Fälle, ebenfalls nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe dieser Daten verpflichtet sind oder dass wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

1. Besuch der Karriere-Webseite

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei werden über diesen Vorgang automatisch Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Diese sind:

  • die Information, welche Seite/Datei von welcher IP-Adresse auf- bzw. abgerufen wurden
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs.

Die Speicherung dient ausschließlich internen systembezogenen Zwecken unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Datensicherheit und des reibungslosen Betriebs der hierfür genutzten IT-Systeme . Die Speicherung der Daten und Informationen erfolgt unter der Datenhoheit der Covivio auf dem Server ihres externen IT-Dienstleisters/Webhosting-Providers in Deutschland auf Grundlage überwiegender Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist. Die Daten werden gelöscht, sobald ihre Verarbeitung für diese Zwecke nicht mehr erforderlich ist.

2. Empfang und Bearbeitung von Bewerbungen (Auswahlverfahren)

Über unsere Karriere-Webseite können Sie unsere Online-Stellenbörse besuchen. Wenn Sie sich für eine unserer ausgeschriebenen Stellen interessieren, können Sie sich direkt online über dieses Portal bewerben.
Hierfür setzen wir das Bewerbermanagement-Tool der perbit software GmbH ein. Im Anschluss an Ihre Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
Von der Zusendung von besonderen personenbezogenen Daten und Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen, sehen Sie bitte ab.

Ihre personenbezogenen Daten wie Ihre Kontakt- und Bewerberdaten (beispielsweise Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Informationen über Ihre Ausbildung, ihre Sprachkenntnisse und sonstigen Fähigkeiten, Ihren beruflichen Werdegang) verarbeiten wir zur Prüfung ihrer Bewerbungsunterlagen. Dies umfasst neben der Entscheidung über ein Stellenangebot auch die Durchführung von telefonischen Interviews und Bewerbungsgesprächen.

Ggf. nutzen wir Personaldienstleister für die Besetzung ausgewählter Positionen oder für die zeitlich befristete, projektbezogene Einstellung von Mitarbeitern. Die externen Personaldienstleister übermitteln uns Bewerbungsunterlagen potentieller Kandidaten. Die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, die Sie vorab dem Personaldienstleister zur Verfügung gestellt haben, werden intern an den jeweiligen Fachbereich weitergeleitet, der den Auswahlprozess durchführt.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und des Einstellungsprozesses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.

3. Erhebung weiterer Informationen zum Bewerber und Prüfung der Referenzen

Geben Sie in Ihrer Bewerbung Referenzen mit entsprechenden Kontaktdaten an, setzen wir Ihr Einverständnis zur Authentifizierung der angegebenen Informationen voraus, um einen noch differenzierteren Eindruck über Ihre vorangegangenen beruflichen Tätigkeiten gewinnen zu können.
Die Erhebung und Überprüfung der Hintergrundinformationen werden bei uns aufgrund der Einwilligung des Bewerbers i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu durchgeführt. Greifen wir auf öffentlich zugängliche Quellen zurück (etwa Profile in sozialen Netzwerken), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

4. Reisekostenabrechnung bei Bewerbern

Reisen Sie für ein Bewerbungsgespräch mit uns an, erstatten wir Ihnen Ihre Reisekosten auf Basis des kostengünstigsten Tarifs der öffentlichen Verkehrsmittel. Hierzu verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie Identifikationsdaten (Name), Kontaktdaten (Adresse, E-Mail) und Finanzdaten (Bankverbindung). Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Reisekostenerstattung sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu

5. Talentpool

Können wir Ihnen die gewünschte Stelle nicht anbieten, laden Sie aber dennoch in unseren Talentpool ein, um Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt eine andere passende Stelle anbieten zu können, bitten wir Sie in einem persönlichen Kontakt vorab um Ihre Einwilligung. Hierzu verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten. Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art.6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S.1 BDSG neu.

6. Erstellung des Arbeitsvertrags

Sobald ein Anstellungsangebot Ihnen gegenüber ausgesprochen wurde, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Arbeitsvertrag zu erstellen. Hierfür werden alle vertragsrelevanten Informationen (etwa Name, Anschrift, Titel, Vertragsbeginn / -ende, Arbeitsort, Gehalt, Bankdaten, Krankenkasse etc.) verarbeitet und intern an die verantwortlichen Mitarbeiter des Personalmanagements weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Erstellung des Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

Im Rahmen Ihrer Anstellung verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Ihre Konfession für die Kirchensteuer) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (etwa Ihr polizeiliches Führungszeugnis). Wir verarbeiten diese Daten für die Begründung und Durchführung Ihres Anstellungsvertrags auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG neu und Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu.

7. Durchführung von Revisionsprüfungen

Bei der Planung und Durchführung von Revisionsprüfungen und ggf. unter Umständen Sonderprüfungen (bei Verdacht auf strafbares Verhalten eines Mitarbeiters) innerhalb der Covivio Immobiliengruppe im In- und Ausland können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Entsprechende Verarbeitungen Ihrer Daten finden unter Umständen auch statt, wenn wir Compliance-Programme und -Maßnahmen durchführen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um unseren gesetzlich festgelegten Pflichten (z.B. Aktiengesetz) nachzukommen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen, die Abläufe und die Effizienz in der Unternehmensgruppe zu überprüfen, Fehlverhalten zu beheben und Betrugsfällen vorzubeugen, ggf. unsere Rechte durchzusetzen und / oder zu verteidigen und Straftaten aufzudecken, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 bzw. 2 BDSG neu.

§4 Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt der Absage gelöscht.
Für den Fall, dass Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten und ihr Bewerberprofil so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, längstens jedoch 6 Monate nach Eintritt des vorgezogenen Bewerbers. Im Falle einer Anstellung werden Ihre Daten in unser internes Personal-System übernommen. Hierzu erhalten Sie mit dem Arbeitsvertrag gesonderte Datenschutzhinweise.

§5 Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Wenn Sie sich für eine Stelle bei einem Unternehmen innerhalb der Covivio Immobiliengruppe bewerben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an das entsprechende Unternehmen. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung Ihrer Bewerbung bei dem entsprechenden Unternehmen auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG neu. Im Anschluss werden durch dieses Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe Ihre Daten auch gem. dieser Datenschutzinformation verarbeitet.

Sofern Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Bewerberdaten an alle Unternehmen der Covivio Immobiliengruppe weitergegeben. Diese Übermittlung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG neu.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren externen Dienstleister, die perbit software GmbH. Die Übermittlung erfolgt zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 1 S.1 BDSG neu.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO (z.B. an die Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).

§6 Berechtigte Interessen an der Datenverarbeitung und Widerspruch

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, geeignete Mitarbeiter zu bekommen und ein effizientes Bewerbermanagement zu führen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage dieser berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sofern Sie der Datenverarbeitung widersprechen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§7 Einwilligung und Widerruf Ihrer Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere die Aufnahme in den Talent-Pool) erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Richten Sie bitte Ihren Widerruf an:
bewerbung@covivio.immo.
Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

§8 Ihre Rechte

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Rechte wahrzunehmen. Beispielsweise haben Sie das Recht auf

  • Auskunft, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollten trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, berichtigen wir diese.
  • Sie haben ferner das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen; wir kommen diesem Löschverlangen nach, sofern nicht ausnahmsweise ein zur weiteren Verarbeitung berechtigender Fall vorliegt.
  • Darüber hinaus können Sie, sofern ein hierzu berechtigter Grund vorliegt, die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Ferner haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu widersprechen, und das Recht, eine Kopie der Daten zu verlangen und ggf. zu anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
  • Falls Sie uns für die Verarbeitung Ihrer Daten eine Einwilligung erteilt haben bzw. wenn Sie uns in den Online-Formularen unserer Website in nicht verpflichtenden Feldern Ihre personenbezogenen Daten freiwillig bereitgestellt haben, können Sie die Verarbeitung dieser Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In allen vorgenannten Fällen wenden Sie sich bitte an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle:
Covivio Immobilien GmbH
Essener Straße 66,
46047 Oberhausen

Eingetragen im Handelsregister des AG Stuttgart unter HRB 720957
Geschäftsführer: Dr. Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst

Für die Verarbeitung Ihrer Daten zuständiger Geschäftsführer innerhalb der Covivio Immobilien GmbH ist Herr Dr. Daniel Frey (datenschutzverantwortlicher@covivio.immo).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
datenschutz@covivio.immo.

Sofern Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Unbeschadet Ihrer Rechte können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch Covivio gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Änderungen dieser Datenschutzinformation

Es gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation in ihrer, zum Zeitpunkt der Bewerbung gültigen Fassung.

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzinformationen zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzinformation gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.

Wir werden Sie rechtzeitig über diese Änderungen und Ergänzungen auf unserer Webseite informieren. Ihnen wird Gelegenheit gegeben, die geänderte Datenschutzinformation kostenlos einzusehen, auszudrucken und zu speichern.



Stand Januar 2021

Data protection information for applicants

Data protection and data security are very important to our company when using our career website. It is important to us to build a relationship with our applicants and thus potential employees that is characterised by trust and mutual benefit. For this reason, we would like to inform you which of your personal data we collect when you visit our careers website and for what purposes it is used. The legal basis is the EU General Data Protection Regulation (hereinafter "DSGVO") and the new Federal Data Protection Act (hereinafter "BDSG new").

§1 Scope of this data protection information

This data protection information relates exclusively to the processing of personal data by Covivio Immobilen GmbH as well as the owner company of the Covivio Group of applicants during the use of the careers website as well as the implementation of the entire application process.

§2 Definitions

A recipient is a natural or legal person, public authority, agency or other body to whom personal data are disclosed, whether or not a third party. However, public authorities that may receive personal data in the context of a specific investigative task under Union or Member State law shall not be considered as recipients and the processing of such data by those authorities shall be carried out in accordance with the applicable data protection rules, in accordance with the purposes of the processing.
Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person, i.e. the data subject. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
The controller is the natural or legal person, public authority, agency or other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the processing of personal data. Where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its designation may be provided for under Union or Member State law.
Processing is any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, filing, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

§3 Purposes, legal bases and, if applicable, categories of data when processing your personal data

Your personal data will not be used for any other purposes than those described in this privacy policy. Your personal data will also not be transferred to third parties without your consent, except in the cases described in this data protection declaration, unless we are legally obliged to disclose this data or we involve third parties who are bound to professional secrecy in order to enforce our claims.

1. visit the career website

Every time our website is accessed and every time a file is retrieved, data about this process is automatically stored in a log file. These are:

  • The information about which page/file was called up or accessed from which IP address.
  • Date and time of retrieval.

The storage is exclusively for internal system-related purposes of our website and to ensure data security and the smooth operation of the IT systems used for this purpose. The data and information are stored under the data sovereignty of Covivio on the server of its external IT service provider/web hosting provider in Germany on the basis of overriding interests pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DSGVO and to the extent required by statutory provisions (e.g. § 257 HGB or § 147 AO). The data will be deleted as soon as its processing is no longer necessary for these purposes.

2. receiving and processing applications (selection procedure)

You can visit our online job exchange via our careers website. If you are interested in one of our advertised positions, you can apply directly online via this portal.
We use the applicant management tool of perbit software GmbH for
this purpose. Following your application, you will receive a confirmation of receipt by e-mail.
Please refrain from sending special personal data and information that is not specifically related to your application.
We process your personal data such as your contact and applicant data (for example, your first and last name, your address, your e-mail address and telephone number, information about your education, language skills and other abilities, your professional background) to check your application documents. In addition to deciding on a job offer, this also includes conducting telephone interviews and job interviews.
If necessary, we use personnel service providers to fill selected positions or for the temporary, project-related hiring of employees. The external personnel service providers send us application documents from potential candidates. The personal data contained therein, which you have provided to the personnel service provider in advance, is forwarded internally to the respective department that carries out the selection process.
The processing is carried out for the purpose of carrying out the application process and the recruitment process, on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DSGVO, § 26 para. 1 p.1 BDSG new.

3. gathering further information on the applicant and checking references

If you provide references with corresponding contact details in your application, we assume your consent to authenticate the information provided in order to gain an even more differentiated impression of your previous professional activities.
We collect and check the background information on the basis of the applicant's consent within the meaning of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, § 26 Para. 2 S. 1 BDSG new. If we use publicly accessible sources (such as profiles on social networks), we process your personal data to carry out the application procedure on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, Section 26 para. 1 p. 1 BDSG new.

4. travel expense claims for applicants

If you travel with us for an interview, we will reimburse your travel expenses based on the most cost-effective public transport fare. For this purpose, we process your personal data, such as identification data (name), contact data (address, e-mail) and financial data (bank details). Your data is processed exclusively for the purpose of reimbursing travel expenses and for carrying out the application procedure on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new

5. talent pool

If we are unable to offer you the desired position, but nevertheless invite you to join our talent pool in order to be able to offer you another suitable position at a later date, we will ask you for your consent in advance in a personal contact. We process your applicant data for this purpose. The processing of your applicant data is based on your consent within the meaning of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Para. 2 S.1 BDSG new.

6. drawing up the employment contract

Once an offer of employment has been made to you, we process your personal data in order to draw up your employment contract. For this purpose, all information relevant to the contract (such as name, address, title, start/end of contract, place of work, salary, bank details, health insurance etc.) is processed and forwarded internally to the responsible personnel management staff. Your data is processed for the purpose of drawing up the employment contract on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new.
In the context of your employment, we also process special categories of personal data (such as your denomination for church tax) as well as personal data about criminal convictions and offences (such as your police clearance certificate). We process this data for the purpose of establishing and executing your employment contract on the basis of Art. 9 Para. 2 lit. b) DS-GVO, § 26 Para. 3 S. 1 BDSG new and Art. 10 S. 1 Alt. 2 DS-GVO, § 26 para. 1 p. 1 BDSG new.

7. carrying out audit reviews

Your personal data may be processed when planning and conducting audits and, under certain circumstances, special audits (in the event of suspected criminal conduct by an employee) within the Covivio Real Estate Group in Germany and abroad. Corresponding processing of your data may also take place when we implement compliance programmes and measures.
We process your personal data in order to comply with our statutory obligations (e.g. Stock Corporation Act) on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DS-GVO. In addition, we process your personal data on the basis of our legitimate interests to review the processes and efficiency in the group of companies, to remedy misconduct and prevent fraud, to enforce and / or defend our rights, if applicable, and to detect criminal offences, on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f) DS-GVO, Section 26 para. 1 p. 1 or 2 BDSG new.

§4 Retention and deletion of your personal data

After completion of the selection process, your data will be deleted within 3 months after receipt of the rejection.
In the event that you have consented to be included in the talent pool, your personal data and applicant profile will be stored until you revoke your consent, but no longer than 6 months after the entry of the preferred applicant. In the event of employment, your data will be transferred to our internal personnel system. You will receive separate data protection information on this with the employment contract.

§5 Categories of recipients of personal data

If you apply for a job with a company within the Covivio Real Estate Group, we will transfer your personal data to the relevant company. The transmission of your personal data takes place in order to carry out your application with the relevant company on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) DS-GVO, Section 26 para. 1 p. 1 BDSG new. Subsequently, your data will also be processed by this company of the Covivio Real Estate Group in accordance with this data protection information.
If you have consented to be included in our talent pool, your applicant data will be passed on to all companies of the Covivio Real Estate Group. This transfer takes place on the basis of your consent within the meaning of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Para. 2 S. 1 BDSG new.
As part of the application process, we transfer your personal data to our external service provider, perbit software GmbH. The transfer takes place for the purpose of carrying out the application process and initiating an employment relationship, on the basis of Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, § 26 Para. 1 S.1 BDSG new.
In addition, we only transfer your personal data insofar as we have a legal obligation to do so. The transfer takes place on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO (e.g. to the police authorities in the context of criminal investigations).

§6 Legitimate interests in data processing and objection

We process your personal data on the basis of our legitimate interest in obtaining suitable employees and maintaining an efficient applicant management system.
Insofar as we process your personal data on the basis of these legitimate interests (Art. 6 (1) p. 1 lit. f) DSGVO), you have the right to object to the processing of your personal data at any time for reasons arising from your particular situation. We will then no longer process your data for this purpose(s), unless our interests merit protection or the processing serves the assertion, exercise or defence of legal claims.
If you object to the data processing, we will process your personal data collected in this context to respond to your request. The processing of your personal data is carried out for the fulfilment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO.

§7 Consent and revocation of your consent

If you have given us consent for the processing of your personal data (in particular for inclusion in the talent pool), you can revoke this consent at any time. The revocation of your consent is effective for the future. The lawfulness of the processing of your personal data up to the time of the revocation remains unaffected. Please address your revocation to:
bewerbung@covivio.immo.
If you revoke your consent, we will process your personal data collected in this context in order to respond to your request. The processing of your personal data is carried out for the fulfilment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO.

§8 Your rights

You have the possibility to exercise various rights. For example, you have the right to

  • Information on which data we have stored about you. If, despite our efforts to ensure that the data is correct and up-to-date, we have stored incorrect data, we will correct it.
  • You also have the right to request the deletion of your data; we will comply with this deletion request unless there is an exceptional case justifying further processing.
  • In addition, you may request the restriction of processing if there is a legitimate reason to do so.
  • Furthermore, you have the right to object to the data processing and the right to request a copy of the data and, if necessary, to have it transferred to other persons in charge.
  • If you have given us consent to process your data or if you have voluntarily provided us with your personal data in non-mandatory fields in the online forms on our website, you can revoke the processing of this data at any time with effect for the future.

In all the aforementioned cases, please contact the data controller:
Covivio Immobilien GmbHEssener
Straße 66,
46047 Oberhausen
Registered in the Commercial Register of the Stuttgart District Court under HRB 720957Managing directors
: Dr Daniel Frey, Jochen Humpert, Rainer Langenhorst
The managing director responsible for processing your data within Covivio Immobilien GmbH is Dr Daniel Frey (datenschutzverantwortlicher@covivio.immo).
You can reach our data protection officer at
datenschutz@covivio.immo.
If you assert your rights against us, we will process your personal data collected in this context in order to respond to your request. The processing of your personal data is carried out for the fulfilment of a legal obligation on the basis of Art. 6 para. 1 p. 1 lit. c) DSGVO.
Without prejudice to your rights, you may lodge a complaint with a data protection supervisory authority if you consider that the processing of personal data concerning you by Covivio infringes the GDPR (Art. 77 GDPR).

Changes to this privacy information

The provisions of this data protection information apply in the version valid at the time of application.
We reserve the right to amend and change the content of this data protection information. The updated data protection information is valid from the time it is published on our website.
We will inform you in good time about these changes and additions on our website. You will be given the opportunity to view, print and save the amended data protection information free of charge.



Status January 2021

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